貿易営業メールの書き方ガイド

1.誰に向けて書くか？

「誰に」には2つの側面があります。

①会社・業界での立ち位置
サプライチェーン上でどこに位置するか——販売代理店、ブランドオーナー、エンドユーザーなど。

②相手の役職
経営者向けか、バイヤー向けかによって、内容のトーンや重点を変える必要があります。

また、メールの目的を明確にすることも欠かせません。新規顧客の開拓なのか、既存顧客の再アクティブ化なのか、季節の挨拶なのか——たとえば新規開拓なら「返信をもらうこと」がゴールです。書く前に必ず目的を整理しましょう。

2.件名

統計によると、メール受信者の68%は件名だけで開封するかどうかを決めます。 目を引く件名を作るポイントは以下の通りです。

① 訴求力のある言葉を使う
「Best Price」「Last Chance」「100% Free」など、競合との差別化ポイントを言葉に落とし込む。

② 宛名を入れる「To XXXX」
顧客の名前や会社名を件名に入れると、大切にされている印象を与えられます。

③ 用途を直接示す
例：「Patio Heaters for Outdoor Using」 その製品を必要としている人が即座に反応します。

④「RE:」を使う
以前やり取りがあったかのような印象を与え、開封率が上がる場合があります。

⑤ 有名企業とのつながりをアピール
「We are a supplier of XXX」——著名企業と取引実績があれば件名に入れると信頼感が上がります。

⑥ 効果的なキーワード一覧

件名の参考フォーマット：

To [顧客名] about [製品名] from [会社名] [担当者名]

3.メール本文

①差出人名

「担当者名 + 会社名」の形式で印象を強化します。
例：Emma from XYZ Trading

②冒頭

挨拶は最小限にして本題へ。
例：Hello XXX. You asked me about XXX before.

③本文の書き方（場面別）

・新規開拓メール（開発信）

顧客情報が少ない段階では、自社の強みを中心に書きます。大切なのは「顧客にとってのメリット」を伝えること。以下の点を押さえましょう。

• 強みは2〜3つに絞る。多すぎると逆に信頼を失います
• 「品質が良くて安い」という漠然とした表現は避け、コア技術・納期・カスタマイズ対応など具体的な強みを伝える
• 顧客が直接メリットを感じられる点を優先する（例：頭金20%可、金型費無料、海外アフターサービスあり）
• 数字と事実で裏付ける。「歴史がある」より「1980年代から業界に携わっています」、「熟練工が多い」より「35名の熟練工により納期を45日に短縮可能」のほうが説得力があります
• 相手のレベルに合わせた言葉を使う。技術的すぎる表現は逆効果になることも

例文：

Dear Lucia, We all know how suck is a bad belt for transmission systems, endless problems and customer complains... The SGS test showed that it can endure more 15 ton tearing strength and is capable of working between -25℃ – 200℃. Are you interested?

・見積もり関連

a. 返信が来ない場合 見積もりを送ったのに返信がない場合は、行動を促す追加の魅力を加えて再送します。新製品の提案も有効です。

例文：

Dear Monica, Regarding the last quotation, do you need more details to make it clearer? One thing I didn't mention is that we also offer free package design for new customers...

b. 価格交渉への対応 値上げの理由は客観的に説明しつつ、顧客視点の解決策を複数提示します。一つの選択肢だけでなく、複数の代替案を示すことで交渉の幅が広がります。

例文：

Dear Sandy, I submitted your concern to my manager, and we'd like to help. You can choose: a. Smaller MOQ: 100 pcs instead of 500 pcs b. MOQ 500 pcs with 15% discount Which works better for you?

・展示会への招待

• 2〜3週間前に送る（直前では相手が準備できません）
• ブース番号は必ず確認してから記載
• ブースのレイアウト画像を添付すると場所の目印になります
• 新製品情報や現地での特典・クーポンで来場動機を高める

例文：

Hi Bill, Will you visit the coming Canton Fair? Please visit us at Booth F12-18, Hall 12.1. We have new products to be released, and new buyers will enjoy special discounts...

・署名

署名は電子名刺です。名前・役職・会社名・連絡先を整えて、プロフェッショナルな印象を与えましょう。

• 新規顧客へのメールには添付ファイルを付けない（フィッシングメールと誤解される可能性があります）
• 商品画像は添付ではなく本文に直接貼り付ける
• 本文は短く、要点を絞る。長文は読まれません

4.送信タイミング

顧客のタイムゾーンに合わせた時間帯に送信しましょう。予約送信機能を使い、顧客が仕事中に受信できるよう設定します。国・地域ごとに送信時間を分けて管理するのが効果的です。

まとめ・次のアクション

以上の内容はメール以外にも、WhatsApp・Facebookなどのソーシャルメディア営業にも応用できます。複数チャネルを組み合わせて顧客との接点を広げていきましょう！