タスクの設定

本記事ではタスクついて説明いたします。

OKKIのタスク機能は、ルールを設定することでシステムが自動的にフォローアップタスクを生成します。
これにより、営業担当者はタイムリーかつ効果的に顧客対応でき、顧客フォローの効率を大幅に向上させることができます。

主なタスク機能

顧客フォロー
重要顧客、長期間連絡のない顧客、長期間未連絡の顧客などに対して、システムが自動でフォローアップタスクを生成します。
メール返信
重要なメールには迅速に対応できるよう促進。
新人営業の業務プロセスを標準化し、返信効率を向上させます。
TMメッセージ()返信
TM（TradeManager）のメッセージを見逃さず、すばやく確認・返信。
すべての重要なメッセージを見落とすことなく対応できます。

タスクルールの設定

タスクルールを確認するには、

承認管理＞タスク＞タスク設定
または
設定＞プロセス設定＞タスク

より確認・設定が可能です。

タスクは、テンプレートまたはカスタムで新規作成が可能です。

タスクルール、ロール権限範囲、締切等の必須項目を記載して【保存】をクリック。

保存したタスクはスイッチでオンオフを切り替えることが可能です。

各タスクはには活動履歴を追記したり、一括でメール送信をすることも可能です

スキップをすると、スキップ済みのタスクとして管理が可能です

タスク自動化システム - 運用フロー

4つの役割

管理者：タスクルールを設定する立場

システム：ルールに基づき自動で生成・管理

営業担当者：通知されたタスクを実行する主体

システム(集計)：完了結果を自動的に集計・分析

運用フローの全体像

┌─────────────┐
│  管理者     │ ① タスクルールを設定
│  🎯         │    • 重要顧客は3日以内にフォロー
└──────┬──────┘    • 未返信メールは24時間以内に返信
       │
       ▼
┌─────────────┐
│ システム    │ ② 営業担当者にタスクをリマインド
│  🤖         │    → ワークスペースに「近日中対応タスク」表示
└──────┬──────┘
       │
       ▼
┌─────────────┐
│ 営業担当者  │ ③ システム上でタスクを完了
│  💼         │    → 「タスク完了状況」で進捗管理
└──────┬──────┘
       │
       ▼
┌─────────────┐
│ システム    │ ④ データを自動生成
│  📊         │    → 日報・週報・統計レポート作成
└─────────────┘

アクションポイント一覧

管理者が実行できること

アクション	詳細
🆕 カスタムタスク作成	自分で新しいタスクをゼロから設計
📋 テンプレート利用	既存テンプレートで簡単に新規タスク作成

営業担当者が実行できること

アクション	詳細
📌 タスク確認	ワークスペースで「近日中対応タスク」を一覧確認
✅ 進捗管理	「タスク完了状況」をチェックして進捗を把握

全ユーザー共通機能

機能	説明
📄 日報・週報閲覧	自動生成された報告書を確認
📈 統計レポート	データを元にした分析結果を確認

システムの強み

3つの自動化メリット

設定したルールで自動リマインド： フォローアップ漏れを防止
タスク完了状況をリアルタイム可視化： チーム全体の進捗を即座に把握
レポート自動生成で工数削減： 営業活動に集中できる環境を実現

運用イメージ例

シナリオ: 重要顧客へのフォローアップ

1️⃣ 管理者設定
   「VIP顧客への初回コンタクト後、3日以内にフォローメール送信」

2️⃣ システム通知
   → 営業担当者Aさんのワークスペースに
   「【期限: 2025/12/12】VIP顧客B社へフォローメール」と表示

3️⃣ 担当者実行
   → Aさんがメール送信してタスク完了ボタンをクリック

4️⃣ 自動集計
   → 週報に「VIP顧客フォロー完了率: 95%」と自動反映

誰が	何をする	結果
管理者	ルール設定	→ タスクが自動生成される
営業担当者	タスク実行	→ 進捗が可視化される
システム	自動集計・分析	→ レポートが自動作成される

ポイント: 一度ルールを設定すれば、あとはシステムが自動で回り続けます!